Fontys: Samenwerking begint tussen de neuzen

De laatste jaren heeft vrijwel ieder zichzelf respecterend bedrijf de mond vol van ‘ketensamenwerking’. Niet zo gek. Wie samenwerkt kan bijvoorbeeld profiteren van lagere kosten, kortere doorlooptijd of hogere kwaliteit. Dat wil zeggen, als je het goed hebt geregeld. Jos Pieterse is docent Organisatie- en Veranderkunde en onderzoeker aan Fontys Hogeschool Bedrijfsmanagement, Educatie en Techniek in Eindhoven. Sinds een paar jaar wordt hem vaak gevraagd naar samenwerking in de keten. Jos: ‘Met name grote bedrijven laten hun producten of onderdelen en sub-assemblies graag maken door kleinere bedrijven. In de praktijk blijkt dat die samenwerking lang niet altijd goed loopt. Daarbij schort het vooral aan communicatie. Het duurt dan lang voordat de samenwerkingspartners op één lijn zitten. Daardoor duren de processen langer en kost het traject meer geld dan van tevoren is begroot. Vaak kijken kleinere bedrijven dan teleurgesteld terug op een samenwerking waar ze vooraf zo enthousiast over waren.’

Afgesproken?

De samenwerking loopt wel steeds gesmeerder als er vaker met dezelfde partner wordt samengewerkt of als er sprake is van serieproductie. In Brabant gaat er veel goed, stelt Jos ons gerust. ‘Ondernemers weten elkaar goed te vinden en veel grote bedrijven hebben hun vaste toeleveranciers. Het gaat juist mis als er nieuwe producten moeten worden ontwikkeld en gemaakt. Op directieniveau wordt afgesproken dat het ene bedrijf iets voor het andere gaat doen. Het grote bedrijf engineert het product dat het kleinere bedrijf gaat maken. Als het dan bij de persoon komt die het moet gaan doen, begrijpt die niet wat er is afgesproken. Als techneut heeft hij allerlei aanvullende vragen. Het grote heen en weer pingpongen begint. Het kost veel tijd en inspanning om zo’n opdracht dan goed te krijgen. In het ergste geval kan het zelfs helemaal niet worden gemaakt.’

Lost in translation

Volgens Jos heeft dat er vooral mee te maken dan mensen gewend zijn op hun eigen plek te blijven zitten. ‘Mensen kennen elkaar wel, maar hebben weinig met elkaar te maken. Dat is al zo bínnen een organisatie, laat staan als je daarbuiten moet samenwerken. Iedereen spreekt zijn eigen taal, de taal van het bedrijf of de taal die je binnen je beroep hebt aangeleerd. Managers praten bijvoorbeeld in abstracte termen. Als zij zeggen: we gaan samenwerken, dan kan het best zijn dat er sprake is van een overeenkomst waarbij je elkaar feitelijk nooit ziet. Een engineer denkt bij samenwerken dat hij samen met een ander aan een tekening gaat werken, bijvoorbeeld. Dat zijn twee heel andere dingen. Een mooie uitspraak in die context vind ik: samenwerking begint niet tussen de oren, hij begint tussen de neuzen. Het is goed om eerst tegenover elkaar te gaan zitten voor je aan een gezamenlijk project begint. Leer elkaar kennen en leer elkaars taal zodat je echt begrijpt wat de ander bedoelt. Ondernemers denken vaak dat dat teveel tijd kost, maar de praktijk wijst uit dat het juist tijdwinst oplevert. In China is dat heel gebruikelijk. Ondernemers die daar zaken doen, weten dat ze minstens drie informele ontmoetingen hebben voor er ook maar één woord over zaken wordt gesproken.’

Regio profiteert

Voor ondernemers die twijfelen over hun mogelijkheden binnen een samenwerking heeft Fontys een self assessment ontwikkeld. Aan de hand van zo’n vijfentwintig vragen krijg je inzicht in hoe je ervoor staat als potentiële partner. De vragen gaan onder meer over de strategie en cultuur van een onderneming en de competenties binnen het bedrijf. Het is de bedoeling dat meerdere mensen binnen het bedrijf de lijst invullen. Op basis van de score kun je vervolgens actie ondernemen. Fontys docenten kunnen, met studenten, hierin ondersteunen. ‘We bieden een training aan over de processen die je moet inregelen bij samenwerking’, vertelt Jos. ‘Maar voor een goede samenwerking heb je binnen het bedrijf ook bepaalde competenties nodig, zoals teamoriëntatie en coachende vaardigheden. Die leer je niet zomaar in een training. In een vervolgtraject kunnen we daarom ook studenten uit verschillende studierichtingen inzetten. Het totale traject zien we als een win-winsituatie. Bedrijven profiteren van onze kennis en wij doen praktijkervaring op waarmee we ons onderwijs kunnen verbeteren. Op de lange duur profiteert de hele regio daarvan.’

Keten-onderzoek

Heb je intern alles voor een goede samenwerking geregeld, dan ben je er nog niet. Volgens Jos worden er de komende jaren ook steeds meer eisen gesteld aan duurzaamheid en circulariteit. ‘Grote bedrijven gaan alleen nog maar met toeleveranciers in zee als die kunnen garanderen dat hun product duurzaam gemaakt is. Ook op het gebied van circulariteit wordt steeds meer gevraagd. Dat betekent dat je je producten anders moet gaan bouwen. Daar moet je al over nadenken op het moment dat je afspraken maakt over de samenwerking. Sinds een jaar bestaat ons expertisecentrum Circulaire Transitie. Daar doen we onderzoek naar energietransitie, duurzaamheid en circulariteit. En dus ook naar: hoe worden producten gemaakt in de keten? Ook op dat gebied kunnen wij ondernemers ondersteunen.’